Firmenumzug – durchgeplant vermeidet Chaos

Firmenumzug – durchgeplant vermeidet Chaos

Schon bei einem privaten Umzug gibt es vieles zu bedenken, noch schwieriger gestaltet sich die Situation, wenn man mit der Firma übersiedelt. Am liebsten wäre es Firmenchefs, wenn der Umzug am Wochenende erledigt werden würde. So könnte man den Betrieb für das Personal wie gewohnt weiterführen und Kunden würden von der Übersiedelung nichts mitbekommen. Doch gerade bei größeren Büros ist dieses Vorhaben kaum umzusetzen. Eines ist klar, eine ausreichende Vorbereitungszeit sichert den reibungslosen Ablauf.

Mit langfristiger Planung zum reibungslosen Umzug

Keine Firma übersiedelt von einem Tag auf dem anderen. Das kann sich gerade einmal ein Ein-Mann Betrieb leisten. Immerhin muss erst einmal ein neues Objekt gefunden werden. Es ist ratsam, zumindest 4 Monate vor der Übersiedelung mit der Planung zu beginnen. Je größer eine Firma ist, umso früher sollte man damit beginnen. Ist einmal bekannt, wie der neue Standort aussieht, geht es daran einen Einrichtungsplan zu erstellen. Darin ist erfasst, wohin welche Gegenstände und Möbel im neuen Büro kommen sollen. Damit alles an seinem richtigen Platz landet, lohnt es sich die Möbel zu nummerieren.

Es ist auf jeden Fall eine gute Idee, die Mitarbeiter in den Umzug einzubinden. Vor allem wenn der neue Standort weit vom alten Büro entfernt ist, sind Personalrochaden zu erwarten. Doch auch sonst trägt es zum Teamgeist bei, wenn man die Wünsche der Mitarbeiter so gut es geht berücksichtigt. Bestehende Teams sollten auch am neuen Standort die Möglichkeit haben, im selben Büro zu arbeiten. Wichtig ist natürlich auch, bestehende Verträge fristgerecht zu kündigen. Das betrifft unter anderem den Mietvertrag, Strom- und Gastverträge, Internetprovider und vieles mehr. Auch auf den Dienstverträgen der Mitarbeiter ist der Firmenstandort aufgedruckt – auch dieser ist entsprechend zu ändern.

Beim Umzug geht es nicht nur um den Standortwechsel

Der Umzug einer Firma sollte weitgehend geplant werden. Immerhin ist nicht nur das Personal betroffen, auch die Kunden und Lieferanten spielen dabei eine Rolle. Kaum ist der Umzug erfolgt, sollten auf sämtlichen Drucksorten die Adressen geändert sein. Das betrifft sowohl Visitenkarten als auch Briefpapier und Kuverts. Wichtig ist auch an den virtuellen Firmenauftritt zu denken: Die Webseite muss entsprechend geeignet sein, auch die Signatur im E-Mail-Verkehr ist davon betroffen.

Ist der Umzug mit einer temporären Firmenschließung verbunden, sollten Kunden und Lieferanten schon viele Monate im Voraus darüber informiert werden. Auch ein Nachsendeauftrag für die Post sollte man rechtzeitig einrichten. Somit wird vermieden, dass wichtige Schriftstücke verloren gehen. In der Regel kann man den Nachsendeauftrag bequem per Internet bestellen.

Tipps für die Wahl eines Umzugsunternehmens

Gerade bei größeren Firmen ist ein Umzug nur mit professioneller Hilfe zu bewerkstelligen. Hier einige Vorteile:

  • Die Übersiedelung mit einem Profi spart Zeit und Nerven. Ein Umzug in Eigenregie ist nur bei sehr kleinen Firmen möglich. Und das nur dann, wenn sich die Mitarbeiter bereiterklären, mitzuhelfen
  • Bei Umzugsunternehmen gibt es einen Versicherungsschutz: Gehen Gegenstände beim Transport kaputt, gibt es einen Schadenersatz. Wichtig ist jedoch, die Höhe der Versicherungssumme zu beachten. In §451e des Handelsgesetzbuches ist vorgesehen, dass Schäden nur bis 620 Euro pro Kubikmeter Transportgut ersetzt werden. Das ist wenig, wenn hochpreisige Möbel und Hardware transportiert werden.
  • Je nach Leistungsangebot zerlegen die Mitarbeiter von Umzugsfirmen vor Ort Schreibtische und Aktenschränke und bauen sie am neuen Firmensitz wieder zusammen
  • Umzugsfirmen sorgen für Parkmöglichkeiten vor Ort. Sie können kurzfristige Halteverbote beantragen.
  • Umzugsfirmen stellen auch Verpackungsmaterial zur Verfügung.

Damit der Umzug reibungslos funktioniert, sollte man sich schon früh nach einer Firma umsehen, die sämtliche Geräte und Utensilien übersiedeln. Es lohnt sich für Firmenchefs, mehrere Angebote einzuholen. Zieht das Unternehmen in eine andere Stadt um, lohnt es sich sowohl am alten auch als am neuen Ort Umzugsfirmen zu kontaktieren.

Bei größeren Firmen ist vor der Erstellung des Kostenvoranschlags meistens eine eingehende Begutachtung vorgesehen. Dabei schätzen die Profis ab, wie viele Umzugswägen notwendig sind und wie lange der Umzug in Anspruch nehmen wird. Wichtig ist zu wissen, dass die Firmen unterschiedlich abrechnen. Einige bieten einen Festpreis für alle Leistungen an, andere wiederum rechnen nach tatsächlichem Arbeitsaufwand ab. Zu empfehlen ist einen Fixpreis zu vereinbaren. Das macht die Angebote besser vergleichbar und außerdem kommt es nach dem Umzug zu keinen bösen Überraschungen. Chefs und Mitarbeiter sind meist sehr erleichtert, wenn am neuen Standort wieder alles auf seinem Platz ist. Dennoch sollte man die Geräte und Möbel sofort kontrollieren. Offensichtliche Schäden wie zerbrochene Gläser oder massive Schrammen an Möbeln muss man bereits am Tag nach dem Umzug melden. Für kleinere Schäden beträgt die Frist für Reklamationen in den meisten Fällen 14 Tage.

Mit einer zeitgerechten Planung kann ein Firmenumzug von Klein- und mittelständischen Betrieben in wenigen Tagen abgewickelt werden. Somit wird der finanzielle Verlust niedrig gehalten. Immerhin ist jeder Tag, wo der Betrieb nicht geöffnet ist, mit Einnahmeneinbußen verbunden.