Unternehmen nutzen mehr und mehr das Potential der Digitalisierung. Schon seit Jahrzehnten sind Büroarbeitsplätze mit Computern ausgestattet und für Auftragsbearbeitung und Kommunikation genutzt. Jedoch werden die meisten Vorgänge noch wie im 20. Jahrhundert ausgedruckt und archiviert. Von dem papierlosen Büro, das bereits in den 80ern prognostiziert wurde ist man oft noch meilenweit entfernt.
Digitale Mitarbeiterverwaltung spart Ressourcen
Bei der Digitalisierung geht es weniger darum Papier zu sparen, als um die Vorgänge die dahinter stehen effizienter zu gestalten. Digitale Personalakten sind vor allem eine Zeitersparnis. Die Zeiten in denen man sich erst eine Akte suchen musste um die nächste Lohnabrechnung zu machen gehören in der digitalisierten Personalabteilung der Vergangenheit an. Alle Mitarbeiterdaten wie Betriebseintritt, Arbeitsvertrag und Beförderungen liegen per Knopfdruck bereit. Die Digitalisierung hat in der Industrie schon zu höherer Effizienz geführt – nun sind andere Bereichen, wie in der Buchhaltung oder das Personalwesen, an der Reihe.
Server vs Cloud
Die digitale Personalakte ist im Wesentlichen eine Datenbank in der alle Informationen wie die Steuerklasse oder die Anzahl der Kinder gespeichert sind, und auch Dokumente, wie der Arbeitsvertrag als digitale Kopie vorliegen. Diese Software kann nun auf einem Firmenserver gespeichert werden. Dies bedeutet jedoch auch, dass sich jemand um die Software kümmern muss. Updates und Backups, sowie die IT-Infrastruktur kosten Zeit und Geld. Auch ist die Sicherheit immer nur so gut wie die Firewall und der IT-Administrator. Hier ist eine Cloudlösung im Vorteil, weil diese ganzen Kosten und der Aufwand entfallen. Datenschutz und IT-Sicherheit werden vom Anbieter übernommen, der speziell geschulte Mitarbeiter dafür hat, und nicht von einem Mitarbeiter der sich mit computern auskennt. Die Software ist immer auf dem neuesten Stand und hat garantiert keine Probleme mit der DSGVO und dem Datenschutze. Auch der Zugriff gestaltet sich einfacher. Es gibt einen Login mit dem man von überall zugreifen kann, und man muss keine VPN in die Firma einrichten.
Schnittstellen und Zusatzfunktionen
Liegen alle Daten digital vor, und damit sind wie gesagt keine Excellisten gemeint, so lassen sich damit auch gleich Verknüpfungen zu anderen Systemen herstellen. Hier bietet sich beispielsweise eine Datev-Schnittstelle oder eine Verbindung zu SAP an. Auch Kommunikation wie Angebote oder Emails müssen 10 Jahre archiviert werden. Hier gibt es bei der digitalen Personalakte von Haufe die Möglichkeit die Kommunikation mit in die Personalakte zu übernehmen. Somit sind Angebote sofort gesichert und Kundenbesuche von Vertriebsmitarbeitern dokumentiert. Man hat die Kommunikation zu einem Projekt kompakt zusammen.
Der Übergang
Wer seine Daten bislang noch in Excellisten, Verzeichnissen und physischen Akten organisiert hat sieht sich vielleicht vor einem Berg an Arbeit. Die Dokumente müssen eingescannt und zugeordnet werden. Hier empfiehlt es sich nicht nur einen Scan zu machen, sondern auch den Inhalt zu erfassen. Mit automatischer Texterkennung ist somit auch eine Volltextsuche möglich. Wer hierfür keine Kapazitäten frei hat kann diese Aufgabe auch an einen externen Dienstleister übertragen. Die Kosten sind mit 15 bis 20 Euro pro Akte überschaubar.
Ausnahmen von der Digitalisierung
Bei aller Euphorie sollte jedoch auch nach Einführung der Digitalisierung nicht gänzlich auf Papier verzichtet werden. Wichtige Dokumente, die als Urkunde dienen sollten im Orginal aufgehoben werden. Also Arbeitsverträge, Abmahnungen oder alle Dokumente mit Unterschrift, jedoch keine Lohn- oder Spesenabrechnungen, sollte man zur Sicherheit im Orginal aufheben. Die dient nur der Beweisbarkeit, denn natürlich liegen die Dokumente auch digital vor.
Fazit
Die Digitalisierung ist nicht nur der Industrie 4.0 vorbehalten, sondern dringt auch in Bereichen wie Buchhaltung und Human Ressources vor. Daten sind sofort verfügbar und benötigen keinen Mitarbeiter, der erst Akten sucht.