Das Mahnwesen auslagern – die Vor- und Nachteile

Das Mahnwesen auslagern – die Vor- und Nachteile

Die Lebenshaltungskosten steigen ständig, die Gehälter oft jedoch nicht im selben Ausmaß. Noch dazu kommt, dass einige mit Geld nicht gut haushalten können und dadurch in eine Schuldenfalle tappen. Das neue Smartphone ist schnell gekauft und auch andere Anschaffungen werden getätigt ohne darüber nachzudenken, ob man sich das Gerät oder den Luxusartikel überhaupt leisten kann. Auf der anderen Seite stehen Unternehmen, die immer öfter auf ihren Rechnungen sitzen bleiben. Unbeglichene Außenstände kosten den Firmen ein Vermögen. Einerseits fehlen die Einnahmen auf dem Unternehmenskonto, andererseits muss für das Mahnwesen viel Geld veranschlagt werden. Jede Maßnahme, die getätigt wird, um säumige Kunden zum Zahlen zu bewegen, ist als zusätzliche Ausgabe zu verbuchen.

Außenstände vermeiden durch Information

Das Mahnwesen ist in manchen Firmen ein zweischneidiges Schwert. Einerseits möchten die Verantwortlichen nicht auf die ausständigen Einnahmen verzichten, andererseits fürchtet man, Kunden mit zu häufigen Zahlungsaufforderungen zu verärgern. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, damit die Firma einerseits zu ihrem Recht kommt, andererseits langjährige Kunden treu bleiben. Ein wichtiger Punkt ist, schon bei der Rechnungsausstellung für klare Verhältnisse zu sorgen. Am besten erinnert man den Kunden nicht nur in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die auf der Webseite veröffentlicht sind, über Zahlungsziele. Diese Information sollte auch an prominenter Stelle auf der Rechnung zu finden sein. Wichtig ist, dabei zu beachten dass der Stichtag auf einen Wochentag und nicht auf Samstag oder Sonntag fällt. Ansonsten ist erneut Interpretationsspielraum gegeben, wann die Zahlung tatsächlich fällig wird. Wichtig ist nicht nur, den Kunden über Zahlungsmodalitäten zu informieren, sondern auch selbst Details über seine Geschäftspartner einzuholen. Bei hochpreisigen Produkten, die auf Rechnung angeboten werden, lohnt sich eine Bonitätsprüfung bei Neukunden. Bleiben Kunden trotz aller Vorsichtsmaßnahmen Zahlungen schuldig, ist ein konsequenter Mahnlauf notwendig.

Wie kann gemahnt werden?

In der heutigen Zeit stehen für Mahnungen verschiedene Kanäle offen. Während man vor einigen Jahren noch ausschließlich per Post mahnte, sind die Möglichkeiten jetzt vielfältig:

– Mahnungen per Brief sind immer noch aktuell
– Mahnungen per E-Mail
– Per Telefon
– SMS
– Fax

Für welche Methode man sich entscheidet, hängt von der Anzahl der zu mahnenden Kunden und von den Rechnungssummen ab. Bei Großabnehmern und langjährigen Bestandskunden lohnt es sich, das persönliche Gespräch zu suchen. Bei einem Telefonat oder einem Termin kann geklärt werden, warum es zum Zahlungsverzug gekommen ist und man kann eventuell gemeinsam einen schriftlichen Zahlungsplan vereinbaren. Wie oft ein Unternehmen mahnt, hängt unter anderem von der Personalkapazität ab. Nicht jede Firma kann einen oder mehrere Mitarbeiter extra für das Mahnwesen abstellen. Wie viel Zeit dafür verwendet wird, hängt unter anderem vom Kosten- Nutzen Faktor ab. Als Alternative stehen professionelle Inkassobüros zur Verfügung.

Zusammenarbeit mit Inkassobüro

Seine Kunden regelmäßig zu mahnen bedeutet einen hohen bürokratischen Aufwand. Oft ist es nicht damit getan, E-Mails oder Briefe zu versenden. Immerhin entsteht aus den Zahlungserinnerungen nicht selten eine längere Korrespondenz. Inkassobüros sind darauf spezialisiert, offene Rechnungen einzufordern. Inkassobüros sind übrigens keine Trends unserer modernen Zeit. Schon im 19. Jahrhundert waren Auskunftsdateien aktiv, die später zu Inkassobüros wurden. Hauptsächlich befassen sich die Unternehmen mit der Eintreibung von Forderungen. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl: manche Inkassobüros treten in Namen des Unternehmens auf, bei dem der Kunde Schulden hat. Außerdem besteht die Möglichkeit, das Inkassobüro in eigenem Namen agieren zu lassen. Dann verbindet der Kunde das „negative“ Erlebnis einer Zahlungsaufforderung nicht direkt mit der Firma. Eine weitere Möglichkeit ist, die offenen Forderungen sozusagen an ein Inkassobüro zu verkaufen. In diesem Fall spricht man von Forderungskauf. Dann träft jedoch das Inkassobüro das Risiko. Unternehmen müssen bei dieser Variante finanzielle Abstriche hinnehmen, steigen oft aber besser aus als wenn sie keinerlei Mahnungen verschicken.

Welche Vorteile bietet das Auslagern des Mahnwesens

Wenn sich ein Unternehmen dazu entscheidet, ein Inkassobüro zu beauftragen, muss es natürlich für die Dienstleistung mit Kosten rechnen. Zusätzlich schlägt das Inkassobüro Mahnspesen zu dem offenen Betrag auf, den die Schuldner zu bezahlen haben. Allerdings profitiert eine Firma durch die Zusammenarbeit mit einem Inkassobüro von geringeren Personalkosten. Mit dem Rechnungswesen beauftragte Mitarbeiter können sich anderen Tätigkeiten widmen als Erinnerungsschreiben zu verfassen. Außerdem haben Inkassobüros Zugang auf verschiedene Datenbanken und kennen sich mit der aktuellen Gesetzeslage aus. So wissen sie zum Beispiel, ob Sozialleistungen wie beispielsweise Hartz IV pfändbar sind. Oftmals versucht eine Firma zunächst selbst, mit Mahnschreiben offene Rechnungen einzufordern und geben die Forderung erst bei wiederholter Zahlungsaufforderung an ein Inkassobüro weiter. Wie viel ein Inkassobüro verrechnet, hängt auch davon ab ob der Schuldner als zahlungspflichtig eingestuft wird. Oft muss der Unternehmer nichts bezahlen, weil die Kosten für den Geldeintreiber vom Schuldner bezahl werden muss. Inkassobüros haben viel Erfahrung damit einzuschätzen, ob eine realistische Chance besteht, offene Beträge einzufordern. Wenn dem nicht so ist, lohnt es sich zum Beispiel nicht, für die Summe vor Gericht zu gehen und das Geld mit einem Anwalt einzutreiben.

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